Adieu Stift und Zettel, Willkommen sorglos Paket

Individuelle Kundenlösungen und Personalisierungen sind seit jeher die überzeugenden Markenzeichen der auf Werbeartikel spezialisierten Trikora AG. Lediglich die IT-Infrastruktur war irgendwann in die Jahre gekommen und konnte nicht mehr überzeugen. Also sorgte MAIT im Auftrag von Trikora für die komplette Erneuerung der Endgeräte- und Server-Landschaft. Bei dieser Gelegenheit hievte MAIT E-Mail- und Office-Anwendungen ebenfalls in die Moderne und rundet alles mit einem Managed Service Vertrag ab. 

Situation und Aufgabe

Die Trikora AG fertigt individuelle Werbeartikel nach Kundenwünschen. Ob eine Handvoll Kugelschreiber oder eine ganze Event-Kollektion: Die rund 35 Mitarbeitenden am Unternehmenssitz Aarwangen verwandeln fast jedes Produkt durch Firmenlogos und -schriftzüge in aufmerksamkeitsstarke Begleiter für Arbeit oder Freizeit. Die Geschäftsleitung legt besonderen Wert auf eine kontinuierliche und persönliche Betreuung, auf die Umsetzung aller Kundenwünsche und -ideen von A bis Z, auf moderne Logistik- und Webshop-Lösungen sowie auf eine soziale und ökologische Lieferkette. IT-seitig war das Unternehmen viele Jahre auf dem neuesten Stand. Doch irgendwann war das Standard-IT-Setup der überwiegend im Verkauf tätigen Mitarbeitenden einfach nicht mehr zeitgemäss. Das bestand aus festen PC-Arbeitsstationen und einem Drucker an jedem Arbeitsplatz. Eine Anbindung an eine Cloud-Infrastruktur existierte nicht, und auch das Dateiablagesystem war überholt. Natürlich war die Arbeit in diesem Umfeld durchaus viele Jahre möglich. Was damit allerdings nicht möglich war: flexibles Arbeiten inklusive Homeoffice, effizientere Abläufe und eine höhere Produktivität. Meetings? Wurden mit Stift und Zettel besucht. Und auch bei Kundenterminen ausser Haus mussten die Mitarbeitenden immer Notizblock und einen Stapel Ausdrucke mit sich führen. Aus all diesen Gründen wollte Trikora im Herbst 2022 etwas grundlegend ändern. Mit MAIT fand Trikora schnell genau den richtigen Partner für dieses Vorhaben. Eine Trikora-Mitarbeiterin hatte schon früher mit MAIT zusammengearbeitet. Sie wusste: Die IT- und Softwareexperten liefern zuverlässige Lösungen aus einer Hand und meistern selbst komplexe Herausforderungen.

Lösung und Herangehensweise

MAIT liess für die umfassende Frischzellenkur in Aarwangen nichts unangetastet. Das Team von MAIT-Projektleiter Stefan Aegerter krempelte die gesamte IT-Infrastruktur um. Ob Server, Clients, Drucker, Tastaturen oder Computermäuse: «Alles was an Hardware bedient und berührt wurde, haben wir erneuert. Fast unbemerkt haben wir die neue Infrastruktur während des laufenden Betriebs im Hintergrund aufgebaut, Laptops konfiguriert und Server ausgetauscht», erinnert sich Aegerter. So existierten vorher etwa drei physikalische Server. Diese gesammelte Server-Hardware hat MAIT virtualisiert und sie auf ein einziges modernes Gerät gebannt. Als alles startbereit war, besuchte das Team dann einen Arbeitsplatz nach dem anderen und tauscht jeweils innerhalb von wenigen Minuten das Equipment aus. Das Ergebnis der Aufräumaktion: «Alle Mitarbeitenden haben nun einen Laptop und zwei Bildschirme am Platz. Es gibt nur noch zentrale Netzwerkdrucker und nicht mehr einzelne Geräte an den Arbeitsplätzen», sagt Mike Stalder, der für das Projekt bei Trikora verantwortlich war. Adieu Stift und Zettel. Willkommen Laptop also. Auch in puncto Software hatte MAIT Hand angelegt. So gönnte das Team von Stefan Aegerter Trikora eine neue, übersichtliche Ordnerstruktur für die Dateiablage und verteilte auch gleich die richtigen Zugriffsrechte je nach Rollen im Unternehmen. Zudem hat sich Trikora auf Anraten von MAIT für Microsoft Office 365 entschieden. Dadurch können jetzt alle Mitarbeitenden nun auch Microsoft OneDrive als persönlichen Cloudspeicher und die ebenfalls cloudbasierte kollaborative Dokumentenverwaltungslösung Microsoft Sharepoint nutzen. Vielleicht noch wichtiger: Microsoft Outlook ist nun das zentrale E-Mail- und Kalenderprogramm bei Trikora. 

Ergebnis und nutzen

Von der ersten Anbahnung über die Angebotserstellung und Planung bis zur Umsetzung verging nur ein halbes Jahr. Ob Ausführung, Support, Serverunterhalt oder Erreichbarkeit: Mike Stalder von Trikora war mit allen Aspekten der MAIT-Leistungen hochzufrieden. Und auch das Ergebnis überzeugt ihn: «Das neue Set-up erweist sich als Turbo für die Arbeitsabläufe und reduziert das bisher hohe Druckaufkommen fast auf Null. Wir arbeiten effizienter, sind produktiver und um ein Vielfaches flexibler. Dank Laptops können die Mitarbeitenden nun von zu Hause aus arbeiten und bei den Kunden vor Ort professioneller auftreten», sagt Stalder. Während ein Grossteil der Belegschaft die Umstellung begrüsste, stellte die neue Soft- und Hardwareumgebung zumindest für manche der älteren Mitarbeitenden zunächst eine Herausforderung dar. Doch durch einige technische Anpassungen und intensive Unterstützung durch MAIT und die Trikora-IT-Abteilung fanden sich auch diese Mitarbeitenden bald zurecht. Schnell lernten auch sie die unbestreitbaren Vorteile ihrer neuen, zeitgemässen Arbeitsplätze zu schätzen. Heute kann Trikora das neue System in grossen Teilen sehr gut selbst verwalten, ein weiterer Vorteil des neuen Setups. Dennoch verlässt sich das Unternehmen auch weiterhin gerne auf die externen IT- und Softwarespezialisten, indem es die Managed Services von MAIT in Anspruch nimmt. Im Rahmen dieser Leistungen kümmert sich MAIT beispielsweise regelmässig um das System Management inklusive Updates, um das Monitoring, die Lizenzierung und um die Wartung der IT-Infrastruktur. Für Trikora bedeutet das: Die Mitarbeitenden können sich voll auf das Kerngeschäft konzentrieren und sich gleichzeitig auf die volle Funktionsfähigkeit aller Applikationen verlassen.